Puhelin on työväline lähes kaikille yrittäjille, joten sen hankkimisesta ja käytöstä syntyviä kuluja voi vähentää verotuksessa tietyin ehdoin.
Osakeyhtiössä yrittäjä voi niin halutessaan hyödyntää puhelinetua, jolloin yhtiön kustantamalla liittymällä voi työpuheluiden lisäksi soittaa myös vapaa-ajan yksityispuheluita. Yrittäjän palkkaan lisätään tällöin puhelinedun verotusarvo. Osakeyhtiön nimiin hankittava uusi puhelin on yhtiölle vähennyskelpoinen, olipa kyseessä puhelinetua varten hankittu puhelin tai pelkästään työkäyttöön tarkoitettu puhelin.
Yksityisille elinkeinonharjoittajille eli toiminimille puhelinetu ei ole mahdollinen, mutta myös he voivat vähentää puhelinliittymäkuluja yrityskäytön osalta. Myös toiminimen uuden puhelimen ostohinnan voi vähentää verotuksessa, mutta vähennyksen määrä riippuu yritys- ja yksityiskäytön suhteesta.
Lue lisää:
Yksityisen elinkeinonharjoittajan eli toiminimen puhelinkulujen vähentäminen verotuksessa
Monilla toiminimiyrittäjillä ei ole erillistä puhelinta ja puhelinliittymää yritystoiminnalleen, vaan sekä henkilökohtaiset että yrityksen asiat hoituvat sujuvasti yhdellä ja samalla puhelimella ja liittymällä.
Puhelimen tai liittymän ei tarvitse olla y-tunnuksesi nimissä, jotta voit vähentää yritystoimintaasi liittyvät puhelinkulut. Kuluja voit kuitenkin vähentää vain yrityskäytön osalta.
Yritystoimintaan liittyvät puhelinkulut laskevat toiminimesi verotettavaa tulosta, jolloin maksat veroja pienemmästä tuloksesta. Kun veroja maksetaan pienemmän tuloksen perusteella, maksettavan veron määrä luonnollisesti pienenee eli säästät rahaa.
Uusi puhelin toiminimelle
- Uuden puhelimen ostohinnan voit vähentää kokonaan, jos puhelin on pääasiallisesti työkäytössä eli valtaosa käytöstä kohdistuu yritystoimintaan.
- Jos tarvitset puhelinta yritystoiminnassasi, mutta yrityskäytön osuus jää alle puoleen, voit vähentää 50 prosenttia hinnasta.
- Mikäli et lainkaan tarvitse puhelinta yritystoiminnassasi, et voi vähentää hankintahintaa verotuksessa miltään osin.
Jos kuulut arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, vähennys kohdistuu puhelimen arvonlisäverottomaan ostohintaan. Arvonlisäveron osuuden voit vähentää myyntiesi sisältämistä arvonlisäveroista samassa suhteessa alv-ilmoituksella. Jos et ole arvonlisäverovelvollisten rekisterissä, ostohinnan voi vähentää arvonlisäveron kera. Yleensä alv-ilmoituksista huolehtii toiminimiyrittäjän kirjanpitäjä.
Puhelimen ostohinnan voit vähentää kerralla, jos omaisuuden arvioitu käyttöikä on enintään kolme vuotta tai jos kyseessä on pienhankinta eli matkapuhelimen hankintahinta on enintään 1200 euroa. Pienhankintoja voi vähentää vuodessa 3600 euron edestä. Katso ehdot ja vähennysohjeet Verohallinnon verkkosivuilta.
Muista huolehtia puhelimen ostokuitti talteen ja toimittaa se kirjanpitäjällesi, jotta puhelin voidaan kirjata yritystoimintasi kuluksi. Jos myöhemmin myyt yrityskäyttöön hankkimasi puhelimen, siitä muodostuu toiminimellesi verotettavaa tuloa.
Liittymäkulujen vähentäminen
Toiminimiyrittäjänä voit vähentää puhelimen käyttökuluja eli liittymämaksuja todellisen käytön mukaan. Jos esimerkiksi puolet liittymän kuluista on yrityskäyttöä, voit vähentää 50 prosenttia. Arvonlisäverojen osuus vähennetään samalla prosenttiosuudella alv-ilmoituksella, jos olet alv-rekisterissä.
Verohallinnon ohjeen mukaan toiminimiyrittäjät voivat ilmoittaa puhelimen kuluja veroilmoituksen kohdassa Muut vähennyskelpoiset kulut. Yleensä kirjanpitäjä huolehtii toiminimen veroilmoituksen täyttämisestä.
Muista pitää kuitit tallessa kirjanpitolain vaatiman ajan eli lähtökohtaisesti vähintään kuusi vuotta.
Milloin voit vähentää liittymäkulut kokonaan?
Toiminimen puhelinliittymäkulujen vähentäminen kokonaan on yleensä mahdollista vain silloin, kun yrittäjällä on kaksi erillistä liittymää.
Jos toiminimellä on vain yksi liittymä, on hyvin hankala uskotella, etteikö liittymällä hoidettaisi myös vapaa-ajan yksityisasioita. Tällöin kuluja ei voi vähentää kokonaan.
Esimerkiksi parturi-kampaajilta, kosmetologeilta ja muilta vastaavilta liikkeenharjoittajilta löytyy kuitenkin usein kaksi erillistä liittymää, joista toinen on tarkoitettu vain liiketilaan ja yrityskäyttöön asiakaspuheluiden vastaanottamista varten. Tällöin liittymän kulut voi vähentää kokonaan.
Osakeyhtiön puhelin- ja liittymäkulut – yrittäjä voi hyödyntää puhelinedun
Osakeyhtiössä yrittäjällä on hieman enemmän vaihtoehtoja omien puhelinasioiden järjestämiseen, sillä puhelinedun hyödyntäminen on mahdollista toisin kuin toiminimiyrittäjillä.
- Yrittäjä voi siirtää liittymänsä osakeyhtiön nimiin ja soittaa liittymällä myös vapaa-ajan yksityispuheluita. Tällöin yrittäjälle muodostuu verotuksessa puhelinetu, jonka verotusarvo on 20 euroa kuukaudessa. Tämä osuus lisätään verojen määrää laskettaessa yrittäjän rahapalkan päälle ja siitä maksetaan veroa verokortin mukaisella prosenttiosuudella. Yrittäjän puhelinlaskut maksaa osakeyhtiö ja nämä kulut ovat yhtiölle vähennyskelpoisia. Jos yrittäjä hankkii uuden puhelimen yrityksen nimiin, myös se on osakeyhtiölle vähennyskelpoinen kulu. Tarkista matkapuhelinedun käyttöä koskevat ehdot ja rajoitteet Verohallinnon verkkosivuilta.
- Yrittäjällä voi myös olla erikseen puhelimet ja liittymät yrityskäyttöön ja henkilökohtaiseen käyttöön. Yrittäjälle ei muodostu puhelinetua, jos yrityksen maksamalla työpuhelimen liittymällä hoidetaan vain työasioita ja vapaa-ajan asiat puolestaan hoituvat yrittäjän henkilökohtaisesti maksamalla liittymällä.
- Puhelinetua ei muodostu myöskään silloin, jos yrittäjä käyttää samassa puhelimessa kahta eri liittymää, joista yhtiön maksamalla liittymällä hoidetaan työasiat ja yrittäjän henkilökohtaisesti maksamalla liittymällä vapaa-ajan asiat. Matkapuhelimesta muodostuu luontoisetu vain, jos yhtiö maksaa liittymämaksut ja liittymällä hoidetaan myös yrittäjän yksityispuheluita vapaa-ajalla.
- Yrittäjällä voi myös olla käytössään yksi liittymä, jonka hän maksaa henkilökohtaisesti omista rahoistaan ja osakeyhtiö ei ole liittymään millään tavalla kytköksissä. Yleensä puhelimen yksityiskäytön hinta kuitenkin ylittää puhelinedun verotusarvon, jolloin liittymän siirtäminen yhtiön nimiin ja puhelinedun hyödyntäminen on yrittäjälle kannattavaa.
Myös avoimessa tai kommandiittiyhtiössä työskentelevät palkkaa saavat yhtiömiehet voivat hyödyntää puhelinetua.
Yrittäjän matkapuhelinetu on kiinteä 20 euroa riippumatta siitä, millainen puhelin tai liittymä on käytössä.
Puhelimen ostohinnan vähentämisessä kannattaa huomioida Verohallinnon ohjeet pienhankinnoista ja kulujen vähentämisestä kerralla.
Ostamisen sijaan yritys voi hankkia puhelimia käyttöönsä myös leasing-sopimuksilla.
Kevytyrittäjän eli laskutuspalvelun asiakkaan puhelinmenot
Myös laskutuspalvelun asiakas eli ilman omaa y-tunnusta toimiva kevytyrittäjä voi vähentää työhön liittyvän osuuden puhelinkuluistaan henkilökohtaisella veroilmoituksella tulonhankkimismenoina.
Valtaosa laskutuspalveluista maksaa rahat kevytyrittäjille palkkana. Huomaa, että kaikki palkkatuloja saavat ovat automaattisesti oikeutettuja 750 euron vähennykseen. Jos tulonhankkimismenoja kertyy kuitenkin tätä enemmän, ilmoita ne kokonaan Verohallinnon ohjeen mukaisesti.
Huomaathan, että tässä kappaleessa tarkoitamme kevytyrittäjällä henkilöä, joka lähettää laskut laskutuspalvelun kautta ilman omaa y-tunnusta. Jos sinulla on kevytyrittäjänä oma y-tunnus, olet tällöin yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimiyrittäjä. Esimerkiksi OP Kevytyrittäjä -palvelun asiakkaat ovat palvelun nimestä huolimatta toiminimiyrittäjiä.
Kevytyrittäjyys ei ole virallinen, laissa määritelty termi, joten palvelusta riippuen sillä saatetaan viitata eri asioihin.